Markowa, 2 grudnia 2024 r.
Zaproszenie do złożenia oferty na
Najem powierzchni w celu zorganizowania magazynu zewnętrznego
Archiwum Zakładowego Muzeum
1. Zamawiający:
Muzeum Polaków Ratujących Żydów podczas II wojny światowej im. Rodziny Ulmów
w Markowej, Markowa 1487, 37-122 Markowa, tel. (48) 17 224 10 15.
2. Nazwa zamówienia:
Najem powierzchni w celu zorganizowania magazynu zewnętrznego Archiwum
Zakładowego Muzeum.
3. Przedmiot i zakres zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest najem powierzchni na magazyn zewnętrzny; miejsca
spełniającego odpowiednie warunki do przechowywania zasobów archiwum zakładowego Muzeum.
Najmowany lokal powinien służyć realizacji zadań archiwum zakładowego. Organizacja
i wyposażenie powierzchni najmowanej pod archiwum zakładowe zapewnią
bezpieczeństwo przechowywanej w nim dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem
lub utratą. Jednocześnie zapewnią możliwość regularnego dostępu do przechowywanych
zasobów archiwalnych oraz ich udostępniania.
Wymagania względem lokalu przeznaczonego pod najem:
Lokal oraz jego wyposażenie muszą być zgodne z wytycznymi Naczelnego Dyrektora
Archiwów Państwowych dotyczących przechowywania akt.
I. Lokal powinien:
1) być usytuowany na poziomie budynku z odpowiednią wytrzymałością stropów;
w murowanym i ogrzewanym budynku, na terenie niezagrożonym tąpnięciem
gruntów, powodzią, zalaniem. Wysokość pomieszczenia powinna wynosić min.
2,5 m;
2) posiadać nośność posadzki pozwalającą na jego wykorzystanie na archiwum tj.
min. 500 kg (5KN)/1 m2;
3) być suchy; temperatura w lokalu winna wynosić 14-18 ºC, a poziom wilgotności
30-50%, zgodnie z wytycznymi dotyczącymi przechowywania dokumentacji
archiwalnej, niezależnie od pory roku;
4) posiadać skuteczną wentylację i sprawną instalację elektryczną;
5) być zabezpieczony przed włamaniem poprzez co najmniej wzmocnione drzwi
z minimum dwoma zamkami, plombowane po zakończeniu pracy w danym
dniu oraz posiadać system antywłamaniowy i napadu;
6) posiadać system ochrony przeciwpożarowej i bezpieczeństwa 24h/dobę;
7) być zabezpieczony przed pożarem poprzez co najmniej system wykrywania
ognia i dymu oraz gaśnice odpowiednie do potencjalnego źródła pożaru;
8) być zabezpieczony przed bezpośrednim działaniem promieni słonecznych
i promieniowaniem UV;
9) posadzka winna być wykonana z powłoki niepylącej, łatwej do utrzymania
w czystości;
10)zapewniać możliwość stałego dostępu do całości przechowywanej
dokumentacji bez potrzeby przestawiania części dokumentacji w celu dotarcia
do niej.
II. W lokalu nie powinny:
1) znajdować się przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane
z przechowywaniem i zabezpieczeniem dokumentacji;
2) być stosowane farby i lakiery zawierające rozpuszczalniki organiczne, zwłaszcza
formaldehyd, ksylen i toluen;
3) znajdować się rury i przewody wodociągowe, kanalizacyjne, gazowe, chyba, że
sposób ich zabezpieczenia nie zagraża przechowywanej dokumentacji.
III. Wyposażenie lokalu na potrzeby archiwum zakładowego:
1) regały przesuwne lub stacjonarne, pozwalające na przechowywanie
100 metrów bieżących akt z możliwością zwiększenia powierzchni użytkowej;
2) źródło światła sztucznego winno być oświetleniem o obniżonej emisji
promieniowania UV, przy czym max. natężanie światła nie może przekraczać
200 luksów;
3) sprzęt do pomiaru temperatury i wilgotności powietrza.
IV. Warunki ogólne
1) okres najmu do 36 miesięcy, od czerwca 2025 r. (z możliwością przedłużenia na
kolejny okres); warunki najmu regulować będzie Umowa Najmu;
2) lokalizacja na terenie Markowej lub poza jej granicami (do 30 km od siedziby
Muzeum Polaków Ratujących Żydów, Markowa 1487, 37-122 Markowa);
3) dostęp do wynajmowanego lokalu w dni robocze, w godz. 8:00-15:00.
4. Kryteria oceny oferty i przypisane im wagi:
I. Cena – należy podać cenę netto i brutto za 1 m² wynajmowanej powierzchni;
II. Miejsce położenia i odległość od siedziby Muzeum Polaków Ratujących Żydów,
Markowa 1487, 37-122 Markowa.
Wagi przypisane kryteriom oceny ofert:
I. Cena: 70%;
II. Miejsce położenia i odległość: 30%
A – Kryterium cena netto za 1 m² wynajmowanej powierzchni:
A = Cena = 𝑵𝒂𝒋𝒏𝒊ż𝒔𝒛𝒂 𝒐𝒇𝒆𝒓𝒐𝒘𝒂𝒏𝒂 𝒄𝒆𝒏𝒂 𝒃𝒓𝒖𝒕𝒕𝒐
𝑪𝒆𝒏𝒂 𝒃𝒓𝒖𝒕𝒕𝒐 𝒃𝒂𝒅𝒂𝒏𝒆𝒋 𝒐𝒇𝒆𝒓𝒕𝒚 x 70
Maksymalna liczba punktów jaką może uzyskać oferta za to kryterium – 70 pkt.
B – Kryterium miejsce położenia i odległość:
o odległość do 10 km – 30 pkt,
o odległość 10 km do 20 km – 15 pkt,
o odległość powyżej 20 km maksymalnie do 30 km – 0 pkt.
Maksymalna liczba punktów jaką może uzyskać oferta za to kryterium – 30 pkt.
5. Warunki udziału w postępowaniu:
I. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wynajmujący, którzy:
• spełniają warunek dotyczący prawa do dysponowania przedmiotem najmu. Do
oferty Wynajmujący powinien załączyć oświadczenie wskazujące jego tytuł prawny
do lokalu;
• posiadają ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej
działalności gospodarczej i użytkowania/posiadania mienia od wszelkich ryzyk
związanych z użytkowaniem lokalu na kwotę odpowiedzialności nie niższą niż
200.000,00 zł (dwieście tysięcy zł). Na potwierdzenie niniejszego warunku
Wynajmujący powinien przedstawić dokument potwierdzający, że jest
ubezpieczony wraz ze wskazaniem sumy gwarancyjnej ubezpieczenia;
II. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania, na każdym jego
etapie, bez podawania przyczyny.
6. Termin i miejsce składania ofert:
Oferty należy składać do dnia 16 grudnia 2024 r., drogą elektroniczną na adres e-mail:
sekretariat@muzeumulmow.pl lub pocztą tradycyjną na adres: Muzeum Polaków
Ratujących Żydów podczas II wojny światowej im. Rodziny Ulmów w Markowej, 37-122
Markowa, Markowa 1487.
Oferta powinna być przygotowana w formacie PDF lub Word, opatrzona podpisem
własnoręcznym lub elektronicznym osoby upoważnionej lub reprezentanta Oferenta.
Przedstawiona oferta musi zawierać minimum:
1) oferowaną cenę netto i brutto za 1 m2 wynajmowanej powierzchni;
2) oferowaną powierzchnię najmu w m2;
3) dokładną lokalizacji oferowanego miejsca pod najem.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wizji lokalnej miejsca objętego
ofertą przedstawioną przez Oferenta.
7. Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych w związku
z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego:
Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych zgodnie z art. 13 RODO dostępne są na
stronie internetowej Muzeum pod linkiem: https://muzeumulmow.pl/pl/bip/ochronadanych-osobowych/.
8. Załączniki do Zaproszenia do złożenia oferty na Najem powierzchni w celu
zorganizowania magazynu zewnętrznego Archiwum Zakładowego Muzeum:
1) Załącznik nr 1 – Formularz Ofertowy;
2) Załącznik nr 2 – projekt Umowy Najmu.